NPD (nabava / planovi / dokumenti)

Programski modul NPD objedinjuje knjige ulazno/izlazne pošte sa arhiviranjem, plan nabave i financijski plan, ugovore s ponuditeljima, predmete i postupke nabave uz ovjere dokumenata od strane odgovornih osoba. Svrha programskog modula je evidencija, praćenje i upravljanje poslovnim procesima nabave, od planiranja, preko pokretanja i provedbe postupaka, do ugovaranja i realizacije te evidencija ulazne i izlazne pošte, njenu ovjeru, potvrdu i knjiženje. Poseban naglasak je dan na arhiviranje pošte u digitalnom obliku skeniranjem originalnih dokumenata. Modul može funkcionirati kao samostalan programski modul ili kao dio cjelovitog poslovnog informacijskog sustava. Kroz razna izvješća omogućen je uvid u trenutačno stanje planova, predmeta i ugovora prema stupnju realizacije.

Matični podaci:

– Jedinstveni rječnik CPV

– Odgovorne osobe

– Obračunske jedinice

– Korisnici (dobavljači, ponuđači)

– Kontni plan

– Postupci nabave

– Vrste dokumenata

– Statusi dokumenata

– Predmeti/projekti/dosjei

 

Dokumenti:

– Knjiga ulazne pošte: evidencija primljene pošte prema vrstama, predmetima i odgovornim osobama

– Knjiga izlazne pošte: evidencija poslane pošte prema vrstama, predmetima i odgovornim osobama

– Financijski plan: evidencija po kontima, obračunskim jedinicama

– Plan nabave: evidencija po obračunskim jedinicama, CPV-ima, predmetima, postupcima nabave; vrijednost, početak, trajanje

– Postupci nabave: evidencija prema predmetima, vrstama, kategorijama i načinima nabave,

– Registar ugovora: predmet, postupak, iznos, datum sklapanja, razdoblje, ponuditelj, krajnji rok izvršenja, konačni plaćeni iznos

– Ulazni računi: evidencija prema CPV-ima, kontima, predmetima, ugovorima.

Izvješća:

– po CPV-ima i kontima

– po obračunskim jedinicama i odgovornim osobama

– po ponuditeljima, ugovorima, sporazumima

– po predmetima i ugovorima

– po vrstama, kategorijama, načinima, veličini nabave

– relacija financijski plan > realizacija

– relacija plan nabave > realizacija

– relacija ugovor > realizacija

 

Samostalan programski moduli ili Povezan s cjelovitim IS-om:

– Zajednički matični podaci

– Knjiga ulaznih računa klasificirana po CPV-u

– Glavna knjiga, prometi po kontima

 

Integracijom modula NPD u informacijski sustav izbjegavaju se dvostruki šifarnici matičnih podataka, dvostruka knjiženja istih poslovnih događaja, te eventualne pogreške kod višestrukog unosa. Podaci su dostupni svima u sustavu (ovisno o razini ovlasti), omogućen je točan, pravovremen i cjelovit uvid u pojedini postupak nabave. Jednostavan uvid u cjelokupnu godišnju nabavu prema kontima, CPV-i, predmetima, ugovorima, dobavljačima kao iobračunskim jedinicama i odgovornim osobama. Veze među podacima omogućuju izvješća s prikazom realizacije financijskog plana, plana nabave i ugovora. Spremno izvješće za objavu na internetskim stranicama: Plan nabave i Registar ugovora.