Pošta

Programski modul pošta podržava poslovne procese vezane uz evidenciju ulazne i izlazne pošte, njenu ovjeru, potvrdu i knjiženje. Poseban naglasak je dan na arhiviranje pošte u digitalnom obliku skeniranjem originalnih dokumenata. Ista je kasnije dostupna ovlaštenim osobama.

Dio ulazne pošte direktno je vezan na knjigu ulaznih računa i modul javna nabava. Pošta može funkcionirati kao samostalan programski modul ili kao dio cjelovitog poslovnog informacijskog sustava.

Kroz razna izvješća omogućen je uvid u trenutačne statuse akata ovisno o stupnju ovjere. Omogućen je i zbirni prikaz akata prema pripadnosti predmetu ukoliko je na taj način vođena evidencija. Ovlasti pristupa pojedinim poslovni procesima su definirane organizacijskom razinom korisnika.

Matični podaci:

– Vrste dokumenata

– Statusi dokumenata

– Odgovorne osobe

– Komitenti (partneri)

– Predmeti

 

Povezanost s cjelovitim IS-om:

– Zajednički matični podaci

– Zajednički šifarnik korisnika i odgovornih osoba

– Knjiga ulaznih računa

 

Izvješća:

– Prema statusima dokumenata

– Prema vrstama dokumenata

– Po komitentima

– Prema pripadnosti predmetima

– Po odgovornim osobama

– Po datumima dokumenata, zaprimanja/izdavanja, arhiviranja, potvrde primitka

– Brzi prikaz arhiviranog dokumenta

Integracijom programskog modula Pošta u cjeloviti informacijski sustav izbjegavaju se dvostruki šifarnici matičnih podataka, dvostruka knjiženja istih poslovnih događaja, te eventualne pogreške kod višestrukog unosa.

Podaci su dostupni svima u sustavu (ovisno o razini ovlasti), omogućen je točan, pravovremen i cjelovit uvid u sve pripadajuće dokumente pojedinih predmeta.

Ovjerama i potvrdama automatski se mijenjaju statusi dokumenata, te je uvid u njihovo stanje u svakom trenutku omogućen. Veze među podacima omogućuju izvješća s prikazom realizacije na relaciji ulazna pošta – ulazni račun.