Pošta
Programski modul pošta podržava poslovne procese vezane uz evidenciju ulazne i izlazne pošte, njenu ovjeru, potvrdu i knjiženje. Poseban naglasak je dan na arhiviranje pošte u digitalnom obliku skeniranjem originalnih dokumenata. Ista je kasnije dostupna ovlaštenim osobama.
Dio ulazne pošte direktno je vezan na knjigu ulaznih računa i modul javna nabava. Pošta može funkcionirati kao samostalan programski modul ili kao dio cjelovitog poslovnog informacijskog sustava.
Kroz razna izvješća omogućen je uvid u trenutačne statuse akata ovisno o stupnju ovjere. Omogućen je i zbirni prikaz akata prema pripadnosti predmetu ukoliko je na taj način vođena evidencija. Ovlasti pristupa pojedinim poslovni procesima su definirane organizacijskom razinom korisnika.
Matični podaci:
– Vrste dokumenata
– Statusi dokumenata
– Odgovorne osobe
– Komitenti (partneri)
– Predmeti
Povezanost s cjelovitim IS-om:
– Zajednički matični podaci
– Zajednički šifarnik korisnika i odgovornih osoba
– Knjiga ulaznih računa
Izvješća:
– Prema statusima dokumenata
– Prema vrstama dokumenata
– Po komitentima
– Prema pripadnosti predmetima
– Po odgovornim osobama
– Po datumima dokumenata, zaprimanja/izdavanja, arhiviranja, potvrde primitka
– Brzi prikaz arhiviranog dokumenta
Integracijom programskog modula Pošta u cjeloviti informacijski sustav izbjegavaju se dvostruki šifarnici matičnih podataka, dvostruka knjiženja istih poslovnih događaja, te eventualne pogreške kod višestrukog unosa.
Podaci su dostupni svima u sustavu (ovisno o razini ovlasti), omogućen je točan, pravovremen i cjelovit uvid u sve pripadajuće dokumente pojedinih predmeta.
Ovjerama i potvrdama automatski se mijenjaju statusi dokumenata, te je uvid u njihovo stanje u svakom trenutku omogućen. Veze među podacima omogućuju izvješća s prikazom realizacije na relaciji ulazna pošta – ulazni račun.