NPD (nabava / planovi / dokumenti)
Programski modul NPD objedinjuje knjige ulazno/izlazne pošte sa arhiviranjem, plan nabave i financijski plan, ugovore s ponuditeljima, predmete i postupke nabave uz ovjere dokumenata od strane odgovornih osoba. Svrha programskog modula je evidencija, praćenje i upravljanje poslovnim procesima nabave, od planiranja, preko pokretanja i provedbe postupaka, do ugovaranja i realizacije te evidencija ulazne i izlazne pošte, njenu ovjeru, potvrdu i knjiženje. Poseban naglasak je dan na arhiviranje pošte u digitalnom obliku skeniranjem originalnih dokumenata. Modul može funkcionirati kao samostalan programski modul ili kao dio cjelovitog poslovnog informacijskog sustava. Kroz razna izvješća omogućen je uvid u trenutačno stanje planova, predmeta i ugovora prema stupnju realizacije.
Matični podaci:
– Jedinstveni rječnik CPV
– Odgovorne osobe
– Obračunske jedinice
– Korisnici (dobavljači, ponuđači)
– Kontni plan
– Postupci nabave
– Vrste dokumenata
– Statusi dokumenata
– Predmeti/projekti/dosjei
Dokumenti:
– Knjiga ulazne pošte: evidencija primljene pošte prema vrstama, predmetima i odgovornim osobama
– Knjiga izlazne pošte: evidencija poslane pošte prema vrstama, predmetima i odgovornim osobama
– Financijski plan: evidencija po kontima, obračunskim jedinicama
– Plan nabave: evidencija po obračunskim jedinicama, CPV-ima, predmetima, postupcima nabave; vrijednost, početak, trajanje
– Postupci nabave: evidencija prema predmetima, vrstama, kategorijama i načinima nabave,
– Registar ugovora: predmet, postupak, iznos, datum sklapanja, razdoblje, ponuditelj, krajnji rok izvršenja, konačni plaćeni iznos
– Ulazni računi: evidencija prema CPV-ima, kontima, predmetima, ugovorima.
Izvješća:
– po CPV-ima i kontima
– po obračunskim jedinicama i odgovornim osobama
– po ponuditeljima, ugovorima, sporazumima
– po predmetima i ugovorima
– po vrstama, kategorijama, načinima, veličini nabave
– relacija financijski plan > realizacija
– relacija plan nabave > realizacija
– relacija ugovor > realizacija
Samostalan programski moduli ili Povezan s cjelovitim IS-om:
– Zajednički matični podaci
– Knjiga ulaznih računa klasificirana po CPV-u
– Glavna knjiga, prometi po kontima
 |
Integracijom modula NPD u informacijski sustav izbjegavaju se dvostruki šifarnici matičnih podataka, dvostruka knjiženja istih poslovnih događaja, te eventualne pogreške kod višestrukog unosa. Podaci su dostupni svima u sustavu (ovisno o razini ovlasti), omogućen je točan, pravovremen i cjelovit uvid u pojedini postupak nabave. Jednostavan uvid u cjelokupnu godišnju nabavu prema kontima, CPV-i, predmetima, ugovorima, dobavljačima kao iobračunskim jedinicama i odgovornim osobama. Veze među podacima omogućuju izvješća s prikazom realizacije financijskog plana, plana nabave i ugovora. Spremno izvješće za objavu na internetskim stranicama: Plan nabave i Registar ugovora.